Evenementen organiseren

Bij nieuwe evenementen die wat groter zijn of een effect hebben op het openbaar leven, maak je best eerst een afspraak met de dienst vrije tijd. Voor die categorie moet er namelijk een intern noodplan opgemaakt worden, waarin alle veiligheidsaspecten worden opgenomen. De dienst vrije tijd helpt je hierbij.

Een aanvraag doe je via https://kalmthout.flowlab.be.

Bij kleine evenementen is de aanvraagtermijn minstens 8 weken.  Je geeft je evenement zelf in via https://kalmthout.flowlab.be . Als de de termijn verstreken is, kan je het evenement niet meer aanvragen.

Bij grotere en nieuwe evenementen neem je best 3 tot 4 maanden op voorhand al contact op via vrijetijd@kalmthout.be.

Organiseer je een fuif, concert of ander evenement? Dan gebruik je misschien muziek, films of andere artistieke werken. Dat mag, maar dan heb je wel een licentie van Unisono nodig. Op die manier krijgen alle rechthebbenden de vergoeding waar ze recht op hebben. In MyUnisono kan je eenvoudig en snel:

• vrijblijvend tariefsimulaties maken
• een licentie aanvragen
• je licenties beheren in een handig overzicht
• de parameters van uw licenties aanpassen
• je contactgegevens wijzigen
• kiezen voor elektronische facturatie

Wanneer je een evenement organiseert, moet je verzekerd zijn.

Hoe?

Er zijn drie verplichte verzekeringen voor de organisator:

• De burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering
• Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing
• De vrijwilligersverzekering

Daarnaast zijn er nog heel wat verzekeringen die nuttig – maar niet verplicht – zijn:

• Rechtsbijstand voor je bestuur
• Het cash geld dat in omloop is
• De materialen die je huurt of ontleent
• …

Je verzekeringsagent helpt je hier met plezier mee verder.

Ben je met je vereniging lid van een koepelorganisatie (bv Chiro Nationaal, OpenDoek theaterverenigingen, Landelijke Gilde… )? Dan ben je vaak voor sommige zaken verzekerd via die koepel. Vraag dit dus zeker na.

Alle verplichte en nuttige verzekeringen worden door de verzekeraars aangeboden in een algemene evenementenpolis.

De gratis vrijwilligersverzekering van Vlaanderen

Vlaanderen biedt ook een gratis vrijwilligersverzekering aan. Let wel, dit gaat enkel over je vrijwilligers en is bijgevolg géén evenementenpolis. Alle informatie vind je op www.vlaanderenvrijwilligt.be.

Wat?

Een datum kiezen voor je (nieuwe) evenement is niet eenvoudig, er is immers altijd wel wat te doen in Kalmthout. Wil je zicht hebben op een bepaalde periode? Neem dan contact op via vrijetijd@kalmthout.be om te kijken welke data beschikbaar zijn. Er zijn immers heel wat vaste evenementen én beschermde weekends.

Beschermde weekends jeugdraad

De jeugdverenigingen sluiten jaarlijks onderling een pact: tijdens het belangrijkste feestweekend van een jeugdvereniging, organiseren de andere jeugdverenigingen geen andere evenementen. Zo ontstaat er geen onderlinge concurrentie.

Security is niet verplicht op elk evenement. Afhankelijk van het aantal bezoekers of de aard van het evenement, kan de burgemeester je echter wel vragen om een interne bewakingsdienst in te schakelen, dus security of bewaking. De wetgeving daarrond werd in 2019 opnieuw verstrengd door de federale overheid, dus check zeker of je in orde bent.

Hoe?

Je kan op twee manieren interne bewaking voorzien: via een erkende firma of met vrijwilligers uit je vereniging.

Via de gemeente kan je in bepaalde gevallen reclame maken voor je evenement.

Per kanaal zijn er regels en procedures vastgelegd. Hier vind je een handig overzicht.