In het bestek (vroeger: lastenboek) verwerkt het bestuur een behoefte naar een vraag aan de markt. Een behoefte kan zijn:

• een bepaald product
• een bepaalde dienstverlening
• een bouwkundig of civieltechnisch werk

Het bestek is het basisdocument van de overheidsopdracht. Je vindt er alle administratieve, contractuele en technische bepalingen in terug. Concreet: wie heeft wat nodig, wie komt er in aanmerking en hoe wordt de knoop doorgehakt? Die beschrijving vind je terug in het bestek. Samen met de offerte die nadien ingediend wordt, vormt een bestek het uiteindelijke contract. 

Hoe beknopt of uitgebreid een bestek is, hangt af van de grootte van de opdracht en de wettelijke procedure die er bij hoort. 

Meer info

Je kan steeds terecht op het Belgische e-Procurement platform. Dit is een dienst die aangeboden wordt door de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning. Je hebt er toegang tot alle huidige én toekomstige openbare overheidsopdrachten in België. Via het platform kan je ook je offertes indienen en visitekaartjes registreren.

Ga naar het e-Procurement platform

• Opdracht van beperkte waarde: gaat het om een beperkte opdracht? Dan is er geen bestek vereist. Het lokaal bestuur bepaalt dan zelf welke ondernemer het beste voorstel heeft afgeleverd (via e-mail, telefonisch contact, website of een offerte). Opgelet: dit is enkel mogelijk voor opdrachten waarvan de geraamde kost minder dan €30.000 bedraagt. 
• Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking: het lokaal bestuur Kalmthout maakt een bestek op. Kandidaten mogen daarna een offerte indienen, waarover eventueel onderhandeld kan worden. 
• Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking: het lokaal bestuur Kalmthout maakt een bestek op en publiceert dit. Iedereen kan een offerte indienen en eventueel onderhandelen. Geschikte kandidaten voldoen aan alle selectiecriteria.
• Openbare procedure: het lokaal bestuur Kalmthout maakt een bestek op en publiceert dit nadien op het e-Procurement platform. Iedereen kan een offerte indienen. Opgelet: bij deze procedure is onderhandelen niet mogelijk.

• Nadat je het registratieformulier hebt ingevuld en aan ons hebt bezorgd, contacteert de gemeente, het OCMW of het AGB je wanneer er overheidsopdrachten zijn waarvoor je in aanmerking komt. Voldoe je aan de selectiecriteria en eventuele andere eisen die vermeld worden in het bestek of de opdracht? Dan kan je een offerte indienen.
• Bekijk alle opdrachten via het e-Procurement platform. Per opdracht vind je alle nodige documenten waarin de voorwaarden en procedures vermeld worden. 

Alle offertes die aan de selectievoorwaarden voldoen, worden met elkaar vergeleken. Zorg er dus voor dat je in je offerte een duidelijk antwoord op de vragen in het bestek geeft. Zeker de selectie- en gunningscriteria en de technische bepalingen kunnen doorslaggevend zijn in de selectieprocedure. Dien je offerte ook vóór de uiterlijke deadline in. Laattijdige indieningen worden immers niet weerhouden. Vergeet ook de handtekening niet toe te voegen van de verantwoordelijke, anders is de offerte niet geldig. 

Jawel. Zowel voor grote als kleinere opdrachten zoeken we lokale partners. Uiteraard zijn er een aantal procedures waar we als lokaal bestuur rekening mee moeten houden, maar voor kleine opdrachten zijn deze vaak redelijk eenvoudig. Je kan ook steeds partnerschappen met andere lokale ondernemers of bedrijven aangaan of met onderaannemers werken. 

Alle concrete details over de opdracht vind je in het bestek. Lees deze dus zeker goed door. Wil je je kandidaat stellen? Zorg er dan voor dat alle vereiste documenten aanwezig zijn in je dossier en dat je zeker in staat bent om te leveren wat er net gevraagd wordt, al dan niet in samenwerking met een collega-ondernemer. Let wel: deadlines zijn niet flexibel. Lever je offerte én bijlagen op tijd in. Hoe je dat doet, staat beschreven in het bestek. 

Heb je vragen of opmerkingen over je levering, werk of dienst voor lokaal bestuur Kalmthout? Neem dan contact op met de juiste dienst. Je vindt hun gegevens op de bestelbon.

KMO's die zich willen toeleggen op overheidsopdrachten, worden ook door de Vlaamse overheid ondersteund. Zij helpen je verder met vragen van A-Z. 

Meer info

Indien je wordt geselecteerd, verwittigt de betrokken dienst je op tijd. Let op: gaat het om een complex dossier? Dan zal er wellicht wat tijd verstrijken voor je antwoord krijgt. In heel wat dossiers is ook de goedkeuring van de burgemeester en het schepencollege vereist. 

De termijn van de geldigheid van de offertes vind je in de opdrachtdocumenten. Dat bepaalt de periode waarbinnen gegund moet worden (doorgaans 120 dagen). Slechts in uitzonderlijke gevallen wordt deze termijn verlengd. 

Je vindt alle voorwaarden en verplichtingen in het bestek bij 'betalingstermijn'. Dit is wettelijk vastgelegd op 30 dagen verificatie en 30 dagen betalingstermijn. Voor een vlotte betaling kan je de factuur in PDF-formaat aan ons bezorgen. Dit is niet verplicht, maar versnelt wel het proces. Check ook zeker of je de factuur naar de juiste persoon richt. Elke entiteit - gemeente, AGB, OCMW, heeft een apart ondernemingsnummer. Dit staat in het bestek of op de bestelbon vermeld. Bij een lagere/grotere opdracht wordt er vaak in schijven uitbetaald. Kan je aantonen dat je bepaalde diensten of materiaal al tussentijds hebt geleverd? Dan kan er doorgaans ook tussentijds gefactureerd worden.